Todos

Een todo-lijst moet je helpen met organisatie en met mindset. Maar in mijn leven heb ik verschillende systemen geprobeerd die daar... matig in waren.

Handgeschreven lijstjes, Google Keep, Todoist, Notion. Ze hebben allemaal hetzelfde probleem: todos hopen zich op.
Elke keer als je denkt 'oh, dat wil ik nog doen' dan gaan ze erbij. In een grote lijst of als item met datum in de nabije toekomst (Todoist). Maar als je aan het einde van de dag niet klaar bent met todos dan blijven ze staan. Of je schuift ze een dag naar voren, waarna ze weer recht in je gezicht terug komen.
En dan begin je de volgende dag met een lijst van dingen die je moet doen van jezelf, zonder dat je er die dag voor gekozen hebt. Dit is ongecontroleerd, en het is demotiverend.
Zeker in mijn huidige werksituatie, waar er veel belangrijk maar weinig urgent is, is dit niet productief.

Ik werk daarom op een andere manier met die todos. En die manier volgt een gouden regel:

Ik begin de dag met een lege todo-lijst, en ik eindig de dag met een lege todo-lijst

Dit zorgt ervoor dat alles wat op de lijst komt een bewuste keuze is. Als er iets opkomt moet ik er energie en tijd voor hebben, anders moet 'ie ergens anders heen.
Maar dat vereist natuurlijk plekken waar dingen heen moeten kunnen. Het is tijd dat ik je wat over fern vertel.

fern

Fern is mijn zelf geprogrammeerde 'commandocentrum' in de terminal. Het heeft meerdere modules, maar voor deze discussies zijn de volgende het meest relevant: todos, lists en reminders.
Als er een nieuw actiepunt binnenkomt dan heb ik drie opties: ik kan het vandaag doen (todo!), ik kan besluiten het op een bepaalde datum te doen (reminder!) of ik zet het in een lijst.
En die lijsten zijn belangrijk. Dit is de grote stapel met dingen waar ik nog aan toe wil komen. Ik heb lijstjes voor de school waar ik lesgeef, voor thuis, voor mijn onderneming, voor persoonlijke projecten. Maar belangrijk: ik kies zelf wanneer ik ruimte heb om een item van een lijst naar mijn todos te brengen. Dit maakt van de todo-lijst daadwerkelijk een todo-lijst in plaats van een langetermijnopslag.

Dan is het nog interessant om de laatste stukjes van de puzzel in te vullen. Ik heb in fern een startritueel en een eindritueel ingebouwd.
Aan het begin van de dag denk ik na over wat ik wil doen. Ik krijg herinneringen van reminders, check meteen al mijn mail en bedenk zelf of ik nog nieuwe todos wil toevoegen of ze van een lijst wil trekken. Maar alles wat op de todo-lijst gaat heeft een bewuste beslissing nodig, de rest gaat ergens anders heen.
Aan het einde van de dag sluit ik af. Als er nog open dingen op de todo-lijst staan kan ik ze naar een lijst of reminder verplaatsen, of gewoonweg laten verdwijnen. De dag eindigt afgesloten, en mijn brein kan zonder zorgen adem halen en de overschakeling maken naar niet-werk.

Dit zijn voor mij de regels die me in staat stellen om kalm aan de slag te gaan: een todo-lijst voor een dag, een lange-termijn opslag en reminders voor tijdskritieke dingen die ik niet vandaag wil doen.

Gecontroleerd, rustig, effectief.